Yeni bir işletme internet sitesi yayına alınırken yöneticiler genellikle yalnızca görsel estetiğe ve ürün fotoğraflarına odaklanır. Oysa yürürlükteki mevzuat uyarınca şirketlerin web sitelerinde bulunması gereken zorunlu içerik eksik bırakıldığında doğrudan idari para cezalarıyla karşılaşılır. Ticaret Bakanlığı denetimlerinde ya da tüketici uyuşmazlıklarında ilk incelenen alan sayfaların altındaki kurumsal künye bilgileridir. Tasarımı ne kadar modern olursa olsun, yasal gereklilikleri taşımayan bir sayfa işletmeyi hukuki açıdan savunmasız bırakır. Şirketinizin türüne göre hangi verileri açıkça paylaşmanız gerektiğini bilmek, sizi beklenmedik yaptırımlardan ve müşteri nezdindeki itibar kaybından korur.
Türk Ticaret Kanunu, özellikle sermaye şirketleri için şeffaflık ilkesini yasal bir zorunluluk olarak düzenler. Denetime tabi anonim ve limited şirketler açısından şirketlerin web sitelerinde bulunması gereken zorunlu içeriğin çerçevesi kanun maddeleriyle belirlenmiştir. Şahıs firmalarında bu kurallar daha dar kapsamlı tutulurken sermaye şirketlerinde eksiksiz bir sicil kaydı talep edilir. Buradaki temel amaç, üçüncü kişilerin şirketin mali durumunu ve yönetim yapısını doğrudan görebilmesidir. Yasa burada kesin konuşur.
Şirketin resmi kimliğini temsil eden en önemli kayıt MERSİS numarasıdır. Merkezi Sicil Kayıt Sistemi üzerinden verilen on altı haneli bu numara, sitenin ana sayfasında ve kurumsal iletişim alanında mutlaka yer almalıdır. Ticaret sicil müdürlüğü, sicil numarası ve şirketin tam ticaret unvanı kısaltma yapılmadan yazılır. Unvanın ticaret sicil gazetesinde tescil edilen biçimiyle birebir aynı olması gerekir. Eksik ya da hatalı yazılan unvan bilgileri incelemelerde doğrudan kusur sayılır.
Taahhüt edilen ve fiilen ödenen şirket sermayesi internet sayfasında gizlenemez. Anonim ortaklıklarda yönetim kurulu başkan ve üyelerinin, limited şirketlerde ise şirket müdürlerinin ad ve soyadları açıkça listelenmelidir. Temsil yetkisine sahip kişilerin bu şekilde kamuya duyurulması, ticari ilişki kuracak taraflara resmi bir güvence niteliği taşır. Şirket sermayesinde bir değişiklik ya da yönetim organında bir görev devri gerçekleştiğinde bu veriler gecikmeden sitede güncellenmelidir.
Her ticari işletme bağımsız denetime tabi tutulmaz. Cumhurbaşkanı kararıyla belirlenen aktif büyüklük, yıllık hasılat ve çalışan sayısı sınırlarını aşan sermaye şirketleri bu kapsama girer. Kapsama giren işletmeler, bağımsız denetim raporlarını ve yıllık finansal tablolarını internet sitelerindeki bilgi toplumu hizmetleri bölümünde yayımlamakla yükümlüdür. Genel kurul çağrıları ve birleşme kararları da bu alanda duyurulur. Kapsam dışındaki küçük ölçekli firmaların bu tabloları yayımlama zorunluluğu bulunmaz.
İnternet sayfası üzerinden ürün tanıtan ya da hizmet veren işletmeler, müşterilerine fiziki olarak ulaşılabilir olduklarını ispatlamak zorundadır. Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun çerçevesinde şirketlerin web sitelerinde bulunması gereken zorunlu içerikler arasında teyit edilebilir iletişim kanalları ilk sırada yer alır. Yalnızca bir geri bildirim formu koyup açık adresi saklamak yasalara aykırıdır. Tüketici karşılaştığı sorunda kiminle muhatap olacağını baştan bilmelidir. Gizlilik ticarette güveni zedeler.
İşletmenin fiilen faaliyet gösterdiği merkez adresi, sabit telefon numarası ve kurumsal e-posta adresi web sitesinde tereddüde yer bırakmayacak biçimde paylaşılmalıdır. Sadece cep telefonu numarası ya da sosyal medya bağlantısı paylaşmak resmi teftişlerde geçersiz kabul edilir. Müşteriler iletişim bilgilerine ulaşmak için karmaşık sayfa yapılarında kaybolmamalıdır. Verilen telefon numarası arandığında yetkili personele ulaşılabilmesi ve e-posta adresinin aktif çalışması denetimlerde aranan şartlardandır.
Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için KEP adresi kullanımı kanuni bir gerekliliktir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi, resmi evrakların ve ihtarların taraflara yasal olarak ulaştığını kanıtlar. İnternet sitesinde kurumsal KEP adresine yer verilmesi, şirketin tebligatları kabul etmeye hazır olduğunu doğrular. Tüketici hakem heyetleri ya da adli merciler tebligat süreçlerinde sitede yazan bu resmi kanalı esas alır.
Ziyaretçilerinden ad, e-posta, telefon ya da IP adresi toplayan her işletme 6698 sayılı Kanun hükümlerine uymak zorundadır. Bu çerçevede şirketlerin web sitelerinde bulunması gereken zorunlu içerik listesinin en hassas parçasını aydınlatma metinleri oluşturur. Sayfadaki basit bir teklif formu bile kişisel veri işleme faaliyeti anlamına gelir. Toplanan verilerin hangi hukuki gerekçeyle işlendiği, kimlere aktarıldığı ve ne kadar süre saklandığı ziyaretçiye açık bir dille anlatılmalıdır.
Çerez uygulamaları da aynı veri koruma kurallarına tabidir. Web sitesine girildiğinde açılan çerez onay mekanizmaları sadece görsel bir kutucuktan ibaret olamaz. Ziyaretçiye zorunlu teknik çerezler dışındaki pazarlama ve analiz çerezlerini dilediği an reddetme imkanı tanınmalıdır. Önceden onaylanmış kutucuklarla ziyaretçiden rıza toplamak hukuka aykırı sayılır. Zorla açık rıza alınamaz.
Doğrudan online ödeme alan ya da sipariş kabul eden siteler, klasik tanıtım sayfalarına göre çok daha sıkı kurallara uymak durumundadır. Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, şirketlerin web sitelerinde bulunması gereken zorunlu içeriğe yeni yükümlülükler kazandırır. Satışın her adımında alıcıyı eksiksiz bilgilendirmek satıcının yasal görevidir. Kurallar ilk tıklamayla başlar.
Elektronik ticaret sitelerinde yer alması gereken yasal metinler taraflar arasındaki alışveriş güvenliğini teminat altına alır. Bu metinlerin ödeme butonuna basılmadan önce müşterinin onayına sunulması ve sipariş sonrasında iletilmesi zorunludur. Belirtilen belgelerin bulunmaması halinde aracı ödeme sistemleri sitenin pos erişimini durdurabilir.
Yasal bildirimleri dikkate almamak yalnızca resmi teftişlerde idari para cezası almakla sınırlı kalmaz. Ticari operasyonlar sırasında şirketlerin web sitelerinde bulunması gereken zorunlu içeriklerin ihmal edilmesi, ödeme kuruluşları ve arama motorları nezdinde de büyük engeller doğurur. Birçok şirket yöneticisi bankalardan gelen uyarı yazısıyla ya da vergi müfettişlerinin bildirimiyle durumun ciddiyetini fark eder. İhmal işletmeye pahalıya patlar.
Web sitelerinde yer almayan resmi bilgilerin yol açtığı riskler işletmenin tüm çalışma alanlarına yayılır. Hukuki ve ticari yaptırımlar operasyonel süreçlerin aniden durmasına neden olabilir. Uygulamada en sık karşılaşılan somut riskler şu şekilde sıralanır:
Yasal bilgileri web sitesine yerleştirmek kadar, bu verilerin ziyaretçiler tarafından zahmetsizce bulunmasını sağlamak da önem taşır. En sağlıklı yöntem, sitenin bütün sayfalarında ortak olan footer alanında kurumsal, yasal bildirimler ve müşteri ilişkileri başlıkları altında düzenli bir menü kurgulamaktır. Sayfanın genel görünümünü karmaşıklaştırmadan, tek bir tıklamayla ilgili aydınlatma metnine, mesafeli sözleşmeye ya da MERSİS numarasına ulaşılabilmelidir. Metinlerin okunabilir boyutlarda olması ve mobil cihazlarda düzgün açılması gerekir.
Mevzuat değişiklikleri ve şirket yapısındaki ticari güncellemeler nedeniyle şirketlerin web sitelerinde bulunması gereken zorunlu içerik başlıklarını düzenli olarak gözden geçirmek gerekir. Şirket unvanı değiştiğinde, yeni bir müdür atandığında ya da adres taşındığında internet sitesi derhal güncellenmelidir. Renkli Kalem Web Tasarım Ajansı olarak kurguladığımız projelerde bu yasal gereksinimleri tasarım aşamasının başında ele alıyor, altyapıyı mevzuata tam uyumlu biçimde yayına hazırlıyoruz. Kendi internet sitenizi kurumsal künye, KEP adresi ve veri güvenliği metinleri açısından hemen inceleyerek eksiklerinizi vakit kaybetmeden tamamlayabilirsiniz. Düzenli kontrol işletmeyi güvende tutar.